1. Contexte

Dans un contexte où de nouvelles dispositions sont entrées en vigueur afin de baliser la protection des renseignements personnels et la vie privée via la mise en place de la loi 25, Solidarité Laurentides Amérique centrale (SLAM) a établi cette politique de protection des renseignements personnels dans l’objectif de se maintenir à jour et de protéger la vie privée et l’intégrité de toute personne liée avec son organisation.

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de SLAM. Elle traite notamment des renseignements concernant ses membres, les membres du conseil d’administration, les personnes à l’emploi, les bénévoles et les personnes sur ses listes d’envoi. Elle s’applique aux relations entre toutes personnes qu’elles soient administratrices, donatrices, à l’emploi, bénévoles, membres et partenaires de SLAM. Elle poursuit les objectifs suivants :

• Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles physiques et numériques détenues par SLAM;
• Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.

2. Collecte des renseignements personnels

La première étape du cycle de vie des renseignements personnels est celle de leur collecte. Cette étape concerne à la fois les personnes à l’emploi et les personnes participantes. Dans le cas des personnes à l’emploi, SLAM peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels les concernant. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

• maintenir les coordonnées à jour;
• documenter des situations de travail ou de bénévolat;
• permettre, dans le cas des personnes à l’emploi rémunérées, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, etc.).

Dans le cas des personnes participantes, SLAM peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels concernant les personnes participantes. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à SLAM de réaliser un événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un service.

SLAM peut seulement recueillir les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements personnels seulement à ces fins.

Les renseignements personnels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

Les renseignements personnels des personnes participantes peuvent être recueillis via les :

• Formulaires d’adhésion;
• Formulaires de dons;
• Inscription aux communications de SLAM (ex. infolettres, invitations, rappels, etc.);
• Outils analytiques Web;
• Transactions sur SQUARE et Zeffy;
• Créations de dossiers de santé et sécurité associés aux stages de solidarité internationale et aux suivis terrain.

En ce qui concerne les photographies et les enregistrements audios et/ou visuels, toute personne a le choix d’être photographiée ou non, ou d’être enregistrée (audio/vidéo) ou non. Les photographies ou les enregistrements qui permettent d’identifier une personne comme personne à l’emploi de SLAM ne constituent pas un renseignement personnel relatif à cette personne.

Afin de de protéger les renseignements personnels, les obligations suivantes seront respectées :

• Déterminer les fins de la collecte : un intérêt sérieux et légitime doit motiver la constitution d’un dossier sur une personne;
• Limiter la collecte de renseignements personnels : la collecte doit se limiter aux renseignements nécessaires aux fins déterminées. En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire;
• Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : sauf exception, la collecte doit se faire auprès de la personne concernée;
• Informer la personne concernée, avant de constituer un dossier :
  • de l’objet du dossier;
  • de l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels;
  • des catégories de personnes qui y auront accès au sein de SLAM;
  • de l’endroit où ils seront détenus;
  • de ses droits d’accès et de rectification.
• Obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir des renseignements personnels à leur sujet auprès d’un tiers, à moins d’une exception prévue par la loi.

3. Utilisation 

L’utilisation est la période pendant laquelle les renseignements personnels peuvent être utilisés par les personnes autorisées au sein de SLAM.

À cette étape, SLAM respecte les obligations suivantes :

• Limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de SLAM lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
• Limiter l’utilisation des renseignements personnels. SLAM doit obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ses renseignements une fois l’objet du dossier accompli.

4. Divulgation de renseignements personnels à un tiers

La divulgation de renseignements personnels à un tiers concerne les renseignements communiqués, par exemple, par le biais du site Web de SLAM ou à un tiers, comme Cyberimpact et SQUARE et Zeffy, respectivement, pour les communications par courriel de masse (infolettres, invitations et rappels) et pour les transactions financières.

Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 6, les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée (ex. lors des stages ou des suivis terrains à l’étranger de SLAM). La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

À cette étape, SLAM respecte les obligations suivantes :

• Obtenir le consentement des personnes concernées pour communiquer leurs renseignements à un tiers, à moins d’une exception prévue par la loi;
• Respecter les obligations prévues par la loi lorsqu’elle communique des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée;
• Respecter les obligations particulières applicables à la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

5. Communication de renseignements à la personne concernée

Les personnes participantes et les personnes à l’emploi ont le droit de connaitre les renseignements personnels que SLAM a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

SLAM doit restreindre l’accès aux renseignements personnels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements personnels au sujet d’un tiers.

Une demande d’accès aux renseignements personnels et de rectification d’une personne participante ou d’une personne à l’emploi doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours. SLAM s’assure de tenir compte du fait que l’absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus et qu’une personne peut contester un refus ou une réponse jugée insatisfaisante en exerçant son droit de recours devant la Commission d’accès à l’information.

6. Coordonnées

Solidarité Laurentides Amérique centrale (SLAM)

347, rue du Palais,
Saint-Jérôme, Québec, J7Z 1X9

T : 450-569-6470

C : info@slamlaurentides.org

7. Demande de modifications, suppression ou contestation des données, questions et plaintes